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Video- und Telefonkonferenzen: Das ist heutzutage möglich

Ein Meeting abzuhalten, bei dem Firmenmitarbeiter, Geschäftspartner und/oder Kunden zusammenkommen, ist zeitraubend. Je nach Zeitpunkt und Standort des Meetings kann es sogar zu einer logistischen Herausforderung werden, alle Gesprächspartner an einem Tisch zu versammeln. Erfreulicherweise gibt es dank des Internets aber die Möglichkeit, denkbar einfach eine Video- und Telefonkonferenz einzuberufen.

Wie kann man eine Video- und Telefonkonferenz einberufen?

Heutzutage gibt es gleich mehrere Wege, eine Konferenz einzuberufen. Einer dieser Wege nennt sich Skype. Skype ist ein Programm des gleichnamigen Internettelefonie-Dienstes, den es schon seit 2003 gibt und der neben der reinen Telefonie über das Internet auch die Videotelefonie bietet. Die Nutzung ist dabei völlig kostenfrei, sofern alle Konferenzteilnehmer über das Internet miteinander verbunden sind. Falls Teilnehmer auch über das Festnetz oder das Mobilfunknetz in die Konferenz eingebunden sind, fallen hingegen Gebühren an, die aber spätestens in Hinsicht auf Ferngespräche in der Regel deutlich günstiger als die herkömmlichen Telefongebühren ausfallen. Allerdings ist anzumerken, dass für Zusatzfunktionen, die über die Standardinternettelefonie hinausgehen, eine kostenpflichtige Premiumversion des Programms benötigt wird. Google Hangouts wiederum bietet viele dieser Zusatzfunktionen schon von Haus aus, ohne dass für die Nutzung irgendwelche Kosten anfallen. Dafür lässt aber die Bild- und Tonqualität bei Videokonferenzen doch etwas zu wünschen übrig. Ungeachtet dessen dürften viele Firmen ohnehin besser beraten sein, wenn sie spezielle Webdienste für Unternehmenskonferenzen nutzen.

Welche Möglichkeiten bieten Webdienste für Video- und Telefonkonferenzen?

Die Liste der Möglichkeiten, die die meisten Webdienste für Unternehmen und zum Teil auch Google Hangouts und Co. bieten, ist lang. Sie beginnt damit, dass deutlich mehr als nur zwei Personen an einer Konferenz teilnehmen können. Zudem ist es möglich, ein Konferenzprotokoll anzufertigen. Eine weitere nennenswerte Besonderheit ist das sogenannte Desktop-Sharing, bei dem alle Konferenzteilnehmer gemeinsam Zugriff auf einen Computer haben und so zum Beispiel zusammen an einer Präsentation während einer Telefon-Konferenz (wie hier bei talkyoo.net) arbeiten können. Ferner können Konferenzleiter einzelnen Konferenzteilnehmern das Wort erteilen, sodass niemand durcheinander spricht. Um sich aber dennoch Gehör zu verschaffen, haben die übrigen Konferenzteilnehmer durchgehend die Möglichkeit, sich über eine diesbezügliche Funktion zu Wort zu melden, ohne die Konferenz dadurch zu stören.

Fazit

Auch wenn Video- und Telefonkonferenzen via talkyoo.net, Skype, Google Hangouts und Co. „klassische“ Meetings, bei denen sich alle Gesprächspartner persönlich an einem Tisch treffen, wohl nie gänzlich ersetzen werden, sind sie dank der vielen neuen Möglichkeiten, die sie bieten, aber dennoch eine unschätzbare Bereicherung für die Geschäftswelt.

Fotoquelle: Fotolia, 18291578, Anja Roesnick

Geschäftstelefonie: So optimieren Sie Ihre Kosten

Die interne und externe Kommunikation mit Au­ßen­mitarbeitern und Kun­den wird in­zwi­sch­en zu einem nicht un­be­trächt­lich­en Teil über Han­dy ab­ge­wickelt. Ange­sichts der hohen Mi­nu­tenpreise und der ent­sprech­enden Kos­ten ei­ner Flatrate bietet sich hier ein guter Ansatz, um die Telefonkosten optimieren zu können.

Erster Schritt: Die Kosten der konventionellen Telefonie begrenzen

Durch die Bereitstellung von Firmenhandys oder betriebseigenen SIM-Karten lassen sich zumindest interne Kosten stark reduzieren, man muss jedoch einen passenden Tarif finden. Im günstigsten Fall können Gespräche auf diese Weise gratis abgewickelt werden, eventuelle Minutenkontigente stehen dann ausschließlich für die Kundenbetreuung zur Verfügung. Denn gerade Flatrates für mobiles Telefonieren in alle Netze sind je nach Größe eines Unternehmen ein hoher Posten in den Gesamtkosten – sie erfordern zudem in der Regel eine langfristige Vertragsbindung und erschweren somit den Umstieg auf günstige Alternativen. Um Sparpotenziale ausschöpfen zu können, sind sie deshalb nur mäßig geeignet und lediglich bei einem sehr intensiven Gebrauch uneingeschränkt empfehlenswert.

Zweiter Schritt: Alternative und moderne Technologien einbinden

Nicht nur VoIP ist ein guter Ansatz, um günstige Tarife nutzen zu können. Bei diesem schon relativ lange gebrauchten Verfahren werden Anrufe direkt über das Internet geleitet – insbesondere Auslandsgespräche können auf diese Weise zu einem Bruchteil des üblichen Preises abgewickelt werden, ohne dass der gewohnte Komfort beeinträchtigt wird. Mittel eines geeigneten Routers etwa ist die Einbindung handelsüblicher Festnetz-Telefone problemlos möglich – je nach Zielort werden günstige Anbieter verwendet. Einen ganz neuen Ansatz bietet auch die OnePhone Technologie, bei der ein Server die herkömmliche Vermittlungsanlage ersetzt. Die Abrechnung erfolgt über die tatsächliche Nutzung, eine flexible Erweiterung ist jederzeit möglich. Interne Gespräche innerhalb einer Anlage sind in ganz Deutschland kostenfrei – gleich ob vom iPhone oder aus dem Festnetz.

Information ist notwendig

Die noch junge Technik hat sich bereits in breiten Kreisen und insbesondere bei mittelständischen Unternehmen herumgesprochen, besetzt allerdings noch eine Nische. Der Grund ist, dass nur ein geringer Teil der Verantwortlichen sich der neuen Möglichkeiten bewusst ist. In der hohen Arbeitsbelastung fehlt zudem oft die Zeit, genauere Informationen einzuholen und Alternativen zu recherchieren, auch wenn diese gleichen oder besseren Service zu deutlich günstigeren Preisen bieten.

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Festplatte kaputt – was tun?

Der Verlust sämtlicher Daten gehört zu den schlimmsten Albträumen, die einem Computerbesitzer widerfahren können. Nur wenige Menschen besitzen ein komplettes Backup ihrer Daten, das regelmäßig aktualisiert wird. Sollte Sie ein solches Unglück treffen, heißt es erst einmal Ruhe bewahren. In vielen Fällen sind Ihre Daten oder zumindest der größte Teil davon nicht unwiederbringlich verloren.

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